第一章 总则
为了进一步规范新媒体联盟办公室的管理工作，更好的发挥办公室在各项工作的开展和日常事务中对内对外的中部枢纽作用，树立新媒体联盟的良好形象，特制定此条例。本条例所指新媒体联盟办公室，是行政楼五楼520新媒体联盟办公室。办公室专设办公室主任1名，副主任若干名，负责办公室的日常维护及完善、办公资料的管理、值班人员的安排等相关事项；秘书处统一购买办公室物资及管理活动室固定资产管理。
第二章 日常维护
第一条值班时间办公室内禁止喧嚷，谈话时请控制声量，保持宁静的工作环境。用完的纸水杯，食物的包装袋，废纸及废物，必须自觉收拾，投进垃圾箱内。
第二条切勿随便把有用的文件存放于办公桌或会议桌上，各部门的文件必须放置于部门文件夹里，否则当作废纸处理，以保持桌面之整洁。不可随意挪动办公室桌上文件或物资，用完的文具或物资，必须放回原处。
第三条如果需要取阅办公室存有的文件，必须经过办公室人员批准，并填写有关申请表，请勿随便翻阅或者填写办公桌上的文件及办公室日志。
第四条各部门在举办活动后尽量将现场的海报、宣传单等不可二次利用的物资处理掉，椅子使用后，请折叠起来放到靠墙的位置，最后离开办公室的人员，必须关掉所有电器（但不可关闭集线器电源），关窗和锁门。
第三章 借用细则
第五条校内组织借用联盟办公室，需提前至少一周向办公室主任申请。
办公室可供借用时间：周一到周五早上10：15~12：00下午13：30~16：30，周末如有特殊情况，可酌情借用。
办公室地点：大学城校园行政楼520-2新媒体联盟办公室。
第六条借用办公室具体要求：
（一）借用人员须准时到办公室，并在借用本上签到签离和做记录，包括借用的时间和借用事由；
（二）借用人员应注意办公室礼仪，进出办公室穿着要整洁、朴素、自然，不宜过于随便，如穿球衣、拖鞋；
（三）借用期间，若有来访的领导、老师、同学和外来人员，则注意礼仪，保持学生干部的形象，做到谦逊有礼，言谈举止得体，热情耐心为其解决问题，如果有问题暂时解决不了的话，要注意留下对方的联系方式，等事情解决后及时给对方答复，客人来时要注意问好、倒水；
（四）借用人员在借用过程中要做好保洁工作，整理好办公物品，注意保持安静。在离开办公室时，要检查办公室是否清洁，并将散乱的书籍、文件等整理好，用干净的抹布将办公桌擦干净；
（五）借用结束后必须切断电源，关好门窗后方可离开办公室；
（六）办公室财物属公共财产，不得私自外带或者用于私人用途，如有损坏，需作出赔偿；
（七）借用后请及时将办公室钥匙交还联盟干部，如未主动及时交还，造成联盟办公室钥匙丢失，要对此负责。办公室钥匙不准私自另配，否则将严肃处理，秘书处将不定期对借用情况进行检查并监督钥匙交还情况；
（八）如遇特殊情况需要临时调整借用时间的，需最少提前2天向办公室主任申请，并说明原因。
第四章 资料管理
第七条广东工业大学新媒体联盟办公室资料管理工作由办公室负责。
第八条为创建合理的资料文档库，将把资料分为以下几类收集并整理归档：
联盟内部资料的归档，包括新媒体联盟的理念说明、新媒体联盟的介绍、联盟与各理事单位主要负责人的通讯录、空课表、对外交流的外校有关资料等；
联盟各部门相关资料的归档，包括各部门自己的活动计划书、活动与工作总结等；
联盟各个项目活动资料的归档，包括各个项目活动的计划书、工作安排、成果总结等等。
第九条以上分类所提及的资料，由所负责的部门或人员汇总后交相关资料给办公室整理存档；交的资料必须及时并保证资料的准确性。
第五章 会务组织
第十条会务管理的原则
（一）精简。要尽量压缩会议数量，缩短会议时间。能合并召开的会议尽可能合并召开。
（二）高效。组织召开会议要考虑其必要性，会议内容要主题鲜明，参会人员要准备充分。
（三）务实。召开会议要注重实效，集中精力研究和解决实际问题并做好会后监督落实。
（四）节约。会议要厉行节约，凡涉及经费开支的会议要严格按照有关规定执行，严禁铺张浪费。
第十一条会议准备
（一）联盟组织的各类会议，凡涉及到相关部门的，部门应给予积极配合，保证会议所需人、财、物的合理高效配置。
（二）会议组织部门要做好会前准备工作，将会议主持人、会议议题、议程、时间、地点和会务相关资料报办公室，由办公室统筹安排或协助组织部门进行会务准备。
（三）对参加人员大致相同、内容接近、时间相近的几个会议，办公室在请示主席团可视情况合并召开。
第十二条会务管理
（一）由联盟各部门组织的全联盟各类会议，须提前3个工作日填写《会议室预约单》报办公室，同时注明是否需要茶水、音响、投影等方面的服务。
（二）会议内容由办公室派专人记录和整理，会议记录及书面下发的会议纪要中要将参会人员名单、请假人员名单、无故缺席人员名单等列清。
（三）各类会议的资料、记录、纪要、简报、照片、录像、领导讲话等由会议记录人及时整理，按时归档。
（四）承办部门要重点抓好会议的落实工作，按照督办制度跟踪检查落实情况，反映工作落实中存在的问题。
（五）参加外部会议，参会人员会后应将会议资料交予办公室。综合管理部根据会议内容将资料转发到相关部门，或报请主席团召开专题会议。
（六）会议结束后，会议组织者要安排参会人员有序离开会场。
第十三条会议纪律
（一）与会人员必须按会前通知时间按时到会，无特殊情况不得迟到、早退或缺席，因故不能参加会议的应提前向会议组织者请假。会议进行中，与会人员如需处理紧急事项，应向会议主持人请假。对参加会议迟到人员、无故缺席人员，由会议组织部门负责记录备案，按相关制度进行处罚。
（二）会议期间不得大声喧哗、私下议论、互相争吵，要将手机调成振动或静音状态。
（三）参加各类会议的人员，应就会议相关议题提前做好发言准备，积极履行参政义务，畅所欲言，为会议决策提供合理化建议。
（四）会议内容如有保密事项，与会人员必须严格遵守保密纪律。
第六章 活动宣传
第十四条为了倡导良好的校风，营造一个整洁，有序的校园环境，进一步推动学生活动的顺利进行，广东工业大学新媒体联盟对校园宣传活动作出以下规定：
（一）每项宣传活动必须以经指导老师审批的学生活动为主题，禁止个人或小团体组织进行纯商业性质的宣传活动。
（二）活动宣传载体以海报，KT板等为主，需要有承办单位的落款，内容必须包括活动主题以及活动内容介绍，不能纯粹是赞助单位的宣传广告。
（三）已张贴出来的海报，及已悬挂的横幅要整齐，因天气或其他原因而被弄乱的海报、横幅须由张贴单位及时整理或清除，否则秘书部予以没收并出告示批评。
（四）被联盟秘书处没收了的宣传物品，需三天内（以没收之日起）到联盟办公室办理手续取回，逾期无人认领的物品将被处理。
（五）各宣传单位务必仔细阅读以上规定，违反以上规定的单位将会被纪录在案，对其先进单位名称的评比将有所影响。
第七章 活动运作
第十五条
（一）工作计划书
1）制订
活动计划中必须列明活动名称、目的、时间、地点、参加人员、主要内容（步骤）、经费预算、专项工作激活中必须列明活动名称、专项工作部门负责人工作人员人数、签到与签离时间、具体工作安排。
活动计划由该活动总负责人将其主席团成员各一份，而且必须保证每个专项活动负责人人手一份。
2）审核
①指导老师、主席团对各部门上交的计划提出批复意见。
②经费预算金额超过500元的计划必须送报指导老师审批。
3）备案
活动开展7日前，须将活动专项工作计划送交秘书处备案。
4）下达
活动开展5日前，须将活动专项工作计划送交专项工作负责人。
注：需由办公室制作宣传物料（如KT板、易拉宝）的，必须在交稿期限5日前，将工作预约表交办公室。（并附宣传要求）
（二）前期工作
1）场地联系工作
①在活动开展7日前，由联盟秘书处确定并联系好场地；
②如有意外要更改时间、地点的，必须在活动开展3日前做好时间、地点更改的通知工作。
2）宣传工作
①包括制作、张贴海报、KT板的工作。
②宣传物（传单除外）的制作由本部门自行完成或提请其他部门协助。
3）物资购备工作
包括活动内容的用具、奖品或纪念品等的购备工作（所需物品如在秘书处的物资清单中列有的，则应向秘书处借用或领用，不得额外购买）。
4）邀请工作
在活动开展7日前，联盟干部通知所负责理事单位参与活动，并收集参加人员名单，包括邀请函的制作、书写和派发工作。
5)分工协调工作
主要针对活动前期工作、现场工作中的专项工作而分配，它包括活动专项工作计划的制订、审批、备案、下达以及执行、总结的整个过程。活动负责部门必须派专人联系、跟进各项工作的执行，并向活动总负责人汇报情况。
6）现场工作
⑴秘书处负责活动参与人员的签到、签离等情况的登记
⑵场地布置工作
场地布置所需物资的管理工作、场地设计及布置工作的执行等。
⑶后勤工作
嘉宾食品、饮料的购买与摆设工作，以及活动所需礼品的管理工作。
⑷现场秩序维持工作
部分联盟干部负责现场秩序维持工作（包括各重要通道、演出场地、观众席、嘉宾席等秩序维持）。
（三）后期工作
⑴活动现场清洁整理工作；
⑵物资管理工作
活动物资（包括舞台道具）的收、管理、归还等工作；
⑶活动尾声工作
活动后3日内整理活动结果和及时做好后期宣传工作；
⑷总结工作
活动后期5日，活动负责部门必须将活动总结及整个活动过程的资料送交秘书处备案；
⑸活动经费决算工作
活动后起之秀日内，活动负责部门统计后拟制决算表，活动总负责人将其于有关发票（要有主席或指导老师签名才有效）送交财务组备案。
（四）其他
⑴活动内容要立足于维护同学利益、丰富校园文化生活，树立学生良好形象；
⑵活动过程中必须严格遵守财务管理制度；
⑶活动过程应严格按活动计划书进行，因主观原因导致计划不能发期完成，应追究当事人责任；
⑷活动后，相关部门对学生进行调查，以进一步了解活动情况。
第十六条为了加强对新媒体联盟内部档案资料的管理，保证档案资料保存的时效性和准确性，结合新媒体联盟的实际情况制定该档案管理制度
（一）新媒体联盟档案在新媒体联盟秘书处的领导下，由办公室统一管理。
（二）档案收集。新媒体联盟四个部门内部设立专人负责该部门的全部文书资料工作。部门收集资料包括人事档案资料、活动资料（包括策划、活动负责人的工作进度跟进表、工作总结）等。
（三）档案接收。办公室专人负责档案接收工作，与各部直接联系。项目制活动资料以项目组为主体，各部门汇总，上报资料不得超过活动结束时间后的一个星期。
（四）档案保管。电子版整理归档，方便调用和整理；打印版或复印版，由办公室保管，建立专门的文件夹。
（五）整理汇总资料，做出详细的工作总结。汇总资料作为活动档案的原件保存，工作总结按基本制度的电子版、打印版、复印版保存。复印版可以作为交流或其它流通用处。
（六）新媒体联盟干部任期届满后必须递交一份详细的述职报告，用以存档。
（七）新媒体联盟集体获得的奖状、奖品、纪念品，必须由办公室妥善处理，陈列于办公室，不得遗失。
第九章 考核评优
第十七条考核说明
（一）考核的主要对象为各联盟理事单位及各单位学生骨干。
（二）考评结果公开，并接受群众监督，如有疑问新媒体联盟秘书处随时解答。
第十八条考核原则
（一）坚持客观公正、民主公开、注重实效的原则。
（二）严格按照评优要求进行考核，实行领导与学生干部相结合、定性与定量相结合、过程评价与终结评价相结合的原则。
（三）为鼓励先进，原则上评优评先名单尽量做到不交叉不重复。
第十九条考核内容
考核内容为新媒体团队建设，新媒体运营绩效，新媒体影响力等方面。
第二十条考核程序
（一）申请
在新媒体联盟下发评选通知后，在规定时间内，申请媒体及个人填写对应《申请表》，将书面申请表和相关证明材料，经指导单位签审和盖章后，交至新媒体联盟秘书处，电子版发至联盟邮箱gdutnmu@163.com。
（二）初评
新媒体联盟秘书处汇总申请材料，根据评选标准确定入围组织及个人名单，各15个。
（三）展示与评审
新媒体联盟秘书处组织有关专家和领导进行现场评审，结合两轮评选选出获奖名单。
（四）公布
新媒体联盟秘书处拟好名单，在校官微公布获奖结果。并且对获奖的组织及个人进行表彰。
